A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é um documento importante para quem é Microempreendedor Individual (MEI), mas pode dar uma pequena dor de cabeça aos microempreendedores de primeira.

Isso porque, atualmente, cada cidade tem sua própria regulamentação para liberar a licença de emissão da NFS-e, gerando uma grande variedade de procedimentos e burocratizando de forma exaustiva todo o processo.

Em algumas cidades, por exemplo, o tempo para regulamentar pode levar dias e é preciso ir presencialmente às prefeituras. Enquanto isso, em outros locais, tudo é resolvido rapidamente via internet.

De todo modo, o ideal é que o MEI se regularize  antes mesmo de emitir a primeira nota fiscal. Afinal, explicar para um cliente que você não consegue emitir a nota pode ser uma situação embaraçosa, não é mesmo? E isso pode até mesmo prejudicar as vendas do seu negócio.

A fim de evitar toda essa questão, prestadores de serviços MEIs terão acesso à desburocratização quanto ao processo de emissão de notas fiscais.

No dia 29 de julho de 2022, o Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) definiu as mudanças que visam padronizar os processos de emissão de nota fiscal nos municípios brasileiros e facilitar a vida dos prestadores de serviços. 

Continue lendo para compreender como será essa padronização.     

O que é Nota Fiscal Nacional?

Antes de tudo, vamos compreender melhor o que é uma NF-e, sua função e importância quanto a prestação de contas e ao pagamento dos devidos impostos.

Para uma boa gestão dos negócios, é preciso dominar certas ferramentas ou pagar alguém para fazer isso. A compreensão de certos elementos é capaz de evitar problemas futuros e manter a empresa longe de multas ou juros.

São muitas as ferramentas para auxiliar o MEI. Uma delas é a Nota Fiscal eletrônica, um documento emitido digitalmente para registrar operações de compra e venda e prestações de serviços, físicos ou virtuais.

Atualmente, a emissão de nota fiscal é facultativa para pessoas físicas, salvo quando for solicitado, em atendimento ao Código de Defesa do Consumidor, e obrigatória para empresas. A NF-e comprova as transações comerciais realizadas entre as partes, atribuindo-lhes um valor legal que deverá ser utilizado para apurar os impostos que deverão ser pagos.

Se um dos benefícios da NFS-e nacional é facilitar a gestão de um negócio, além de reduzir custos e tornar a emissão de notas fiscais menos burocrática, por que alguns municípios dão tanto trabalho para realizar o cadastro?

Essa burocracia ocorre majoritariamente porque cada um dos 5.570 municípios brasileiros possui legislação própria em relação à fiscalização das notas fiscais. Cada uma dessas legislações tem suas devidas estruturas, as quais diferem de uma para outra.

Diante dessa inconsistência sem padrão, é comum que novos MEIs desavisados descubram a burocracia de trâmites para emitir uma nota fiscal somente quando o cliente solicita. 

Então, os MEIs terão que passar pelos procedimentos de inscrição municipal, o credenciamento no município e, em muitos casos, aguardar vários dias até a liberação de seu acesso ao serviço de emissão de NFS-e.

Visando diminuir as burocracias envolvidas no cadastramento para emissão da NF-e nacional, a melhoria da gestão das empresas e das prefeituras, os MEIs terão novas regras e um processo padronizado para facilitar a emissão da NFS-e em 2023.   

Entendendo o PL 178/21

Ainda de olho na facilitação dos processos envolvendo emissões fiscais, há o Projeto de Lei Complementar nº 178/21, que promete simplificar o sistema de fiscalizações através da substituição de documentos diferentes por um modelo padronizado. Sendo assim, incentivando e desburocratizando ainda mais a vida dos contribuintes em relação às suas obrigações, ajudando até mesmo na fiscalização por parte dos órgãos responsáveis.

O modelo mais acessível também será fundamental para o combate à sonegação de impostos e para melhorar o ambiente dos negócios no país, segundo o deputado Efraim Filho, que considera urgente a criação da NFB-e.

O Projeto de Lei citado instituirá a Nota Fiscal Brasil Eletrônica (NFB-e), que substituirá os inúmeros documentos fiscais eletrônicos atuais por um padronizado e acessível em todo o Brasil.

Como já vimos, atualmente cada município tem o próprio layout e mecanismos para cadastro e emissão das notas fiscais, o que gera uma demanda burocrática e penosa. Ao eliminar um grande número de documentos fiscais eletrônicos, estima-se que até 115 bilhões de reais podem ser reduzidos do Custo Brasil.

Em questões práticas, a NFB-e deve substituir: 

  • NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);
  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)
  • NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica).  

Aliada à tecnologia, a padronização permitirá acesso rápido e integral aos documentos fiscais eletrônicos.

Como vai funcionar a padronização em 2023?

O Projeto de Lei Complementar nº 178/21 promete trazer benefícios à situação fiscal, sim, mas ele ainda está em trâmite e pode levar um tempo para ser totalmente implementado.

No entanto, a padronização é uma ideia que já surtirá efeito a partir de 2023, quando os prestadores de serviços MEI que emitem notas para outros CPNJs terão acesso no Portal do Simples Nacional para emissão de notas fiscais eletrônicas.

Portanto, o MEI terá as seguintes ferramentas para realizar a emissão das notas fiscais:

  • Emissor de NFS-e web;
  • Aplicativo para dispositivos móveis;
  • Serviço de comunicação do tipo Interface de Programação de Aplicativos (API).

O aplicativo para a emissão de NFS-e nos celulares, e demais dispositivos móveis, deverá estar disponível para uso em breve, então é preciso ficar atento às notícias e atualizações referentes ao assunto. 

O CGSN aprovou a Resolução nº 169 em 27 de julho de 2022, prometendo muita facilidade em benefícios das emissões de notas e da praticidade na vida dos microempreendedores. 

Por ora, o convênio não é obrigatório para os municípios, porém a adesão ao Ambiente de Dados Nacional (ADN) é obrigatória aos municípios. Contudo, os MEIs que realizam essas atividades devem ficar atentos às atualizações, que devem ser implementadas a partir de janeiro 2023.

E por que padronizar?

O principal benefício é a desburocratização. A padronização, como já dito, vai ajudar, e muito, a vida dos microempreendedores. A praticidade deve estender os benefícios até mesmo aos contadores, que também precisam lidar com os sistemas não raras vezes precários das prefeituras municipais. 

O processo de emissão será otimizado e não necessitará a obtenção de certificados e senhas de programas dos municípios, o que demanda tempo e, às vezes, o deslocamento físico até os locais das prefeituras. 

A informatização abrangente e a desburocratização chegaram à NFS-e, apresentando uma praticidade que deve ser comemorada.

Então, como emitir nota fiscal de serviços eletrônicas a partir de 2023?

Para os prestadores de serviços MEI sem atividades com incidência de ICMS, o novo processo para emissão fiscal é bem simples. Basta acessar o Portal Simples Nacional e preencher o documento com os seguintes dados:

  • CPF ou CNPJ do tomador;
  • Valor cobrado pelo serviço;
  • Tipo de serviço prestado.

Seguindo o passo a passo, o tomador receberá uma notificação no aplicativo sobre o documento emitido pelo prestador.