Redução de custos: 10 dicas para a sua empresa economizar

Mercados altamente competitivos, crise econômica, altas cargas tributárias, falta de recursos e por aí vai. A maioria das empresas têm sentido na pele os efeitos do cenário conturbado que nos cerca nos últimos anos.

Se manter competitivo e construir uma trajetória de crescimento em meio a este contexto desafiador, requer grandes habilidades gerenciais, disciplina e muito jogo de cintura. Por essa razão, o termo “redução de custos” passou a fazer parte do dia a dia da grande maioria dos gestores e empreendedores brasileiros.

Já que economizar é a ordem do dia, separamos 10 dicas que vão ajudar a sua empresa a reduzir custos. Confira a seguir!

1 – Analise os seus custos atuais

Um dos primeiros passos quando o assunto é a redução de custos é saber exatamente como e com o que a sua empresa está gastando, certo? Afinal como você pode criar uma estratégia reduzir um custos sem conhecer, em detalhes, a situação atual da sua empresa?

Muitas empresas acabam gastando muito justamente porque não fazem um controle adequado das suas contas. Neste sentido é importante que todas as despesas sejam registradas, todas mesmo! Desde a compra do material de escritório até os jantares que o setor comercial oferece aos clientes. Não importa que a princípio o valor pareça irrelevante, a soma de irrelevância às vezes resulta em volumes bastante significativos.

A análise dos gastos por categorias permite que os gestores analisem quais os setores e as atividades da empresa que estão consumindo mais recursos do que deveriam e, a partir daí, fica mais fácil criar estratégias assertivas para a redução de custos.

Pode parecer bobagem, mas muitas vezes estratégias simples como reformular o contrato com a companhia telefônica podem proporcionar grandes economias. O desafio é justamente identificar quais são esses gastos e isso só é possível através de uma análise consistente dos custos atuais.

2 – Otimize os processos

A ineficiência das atividades organizacionais é um outro vilão quando o assunto são os custos. Quanto mais eficiente for o trabalho, menos a empresa gasta com horas extras, com energia elétrica, sem contar que considerando uma escala mais ampla, muitas vezes é possível realizar o mesmo trabalho com menos funcionários quando ele é executado da maneira adequada.

Por essa razão a tecnologia é uma grande aliada das empresas. Alguns setores, como o financeiro, exigem um grande número de operações diárias, como o registro de contas a pagar, contas a receber, etc. Quando as empresas contam com um sistema, organizar essas atividades se torna muito mais simples, rápido e dinâmico.

Você já pensou, por exemplo, em elaborar uma série de relatórios para analisar as despesas de cada setor utilizando planilhas? Quanto tempo você vai gastar para mapear os custos que cada setor está gerando? Softwares de gestão financeira permitem que relatórios por categoria sejam criados de forma muito simples e rápida.

Além de tornar as atividades operacionais mais eficientes, as informações ficam organizadas e podem ser acessadas com mais facilidade.

3 – Renegocie com fornecedores

Você já parou para analisar as compras realizadas e os serviços que a sua empresa contratou nos últimos meses? Os seus fornecedores realmente representam a melhor opção do mercado, atualmente, em termos de preço e prazo? E a negociação com esses fornecedores, como você está conduzindo esse processo?

Embora ser fiel a um fornecedor possa trazer inúmeros benefícios, é importante sempre estar atento à precificação que a concorrência está praticando. Essa informação pode ser muito útil até mesmo na hora de você negociar com seu próprio fornecedor de confiança.

Uma eventual troca de fornecedores, em alguns casos, pode ser uma solução para a redução dos seus custos, só fique atento para garantir que você está comprando um produto da mesma qualidade e que a mudança não irá afetar outros setores da empresa.

Por exemplo, um fornecedor pode oferecer a mesma matéria-prima por um preço inferior mas entregar em um prazo maior e isso pode acabar afetando a eficiência do setor produtivo da sua empresa. Fica sempre atento a esses detalhes.

4 – Considere a terceirização

A terceirização tem se tornado um processo cada vez mais comum para empresas de diferentes portes e que atuam nas mais variadas áreas.

A terceirização é uma alternativa para as empresas que querem economizar com o pessoal, ou que estejam com o intuito de reduzir custos fixos. Por exemplo, ao terceirizar uma parte da atividade produtiva da empresa, se torna possível ocupar um espaço menor internamente, o que reduz possíveis gastos com locação e assim por diante.

Profissionais cuja demanda de trabalho seja esporádica, também podem ser contratados somente quando necessário.

5 – Crie metas de redução de custos

Assim como as demais atividades da empresa, a redução de custos deve ser traduzida em metas mensuráveis e realizáveis.

Por exemplo, ao analisar o setor comercial da empresa, constatou-se que houve um aumento expressivo no valor gasto com as impressões. A empresa pode criar metas de economia neste sentido: “Queremos passar de 100 mil impressões por mês para 20 mil dentro de um prazo de três meses”.

A conta telefônica está muito alta? É possível estimular os funcionários a utilizar formas gratuitas de comunicação, como o Whatsapp e Skype. As falhas operacionais estão causando muito desperdício no setor produtivo? É possível criar uma estratégia para reduzir as falhas operacionais através de treinamentos e assim por diante.

O importante é que a análise dos custos e a criação de estratégias para reduzi-los, seja uma prática contínua dentro de uma empresa para ter uma gestão financeira eficiente.

6 – Envolva a sua equipe

Só será possível alcançar os resultados esperados de redução de custos com o apoio e envolvimento do seu time, portanto envolva os colaboradores na sua estratégia. Mostre o quanto aquela redução de custos e melhoria de processos é importante para a empresa e porque ela deve ser levada a sério.

Outra forma de obter engajamento é fazer com que os colaboradores façam parte da formulação da estratégia de redução de gastos. Lembre-se que, por fazer parte do dia a dia de cada setor, os colaboradores podem fornecer sugestões relevantes de como cortar gastos e melhorar os processos na qual estão envolvidos.

Quando a equipe ajuda a descobrir soluções, os membros se sentem mais motivados a se engajar nas ações, o que potencializa os resultados alcançados.

7 – Invista em capacitação

Quanto mais preparados os seus colaboradores estiverem para realizar uma atividade, melhor será o seu desempenho. Quanto melhor o desempenho, menor o tempo necessário para executar uma atividade.

Equipes desmotivadas ou sem capacitação acabam custando muito mais caro para as empresas e este é um custo difícil de ser identificado.

Se, neste momento, a sua empresa não tem recursos disponíveis para contratar palestrantes ou investir em cursos externos, estimule os próprios gestores a organizar treinamentos com a sua equipe. Além do ganho de produtividade, os resultados certamente irão aparecer nas finanças da sua empresa

8 – Analise os benefícios concedidos pela sua empresa

Embora os benefícios concedidos pelas empresas sejam muito valorizados pelos colaboradores, muitas empresas acabam gastando mais do que o necessário e não analisando o retorno que benefícios estão, efetivamente, trazendo para os seus colaboradores.

Uma pesquisa com os colaboradores pode revelar quais são suas demandas, o que consideram prioridade e acham importante. É importante sempre manter um olhar crítico sobre os benefícios concedidos e não deixar o valor sair do controle.

9 – Implante um banco de horas

Uma alternativa para as empresas que querem fugir do custo com horas extras é registrar o tempo excedente trabalhado em um banco de horas. As horas trabalhadas a mais podem virar dias de folga, podem ser utilizadas no dia em que o funcionário precisar ir ao médico ou ver uma apresentação do filho na escola, além disso, elas podem servir para prolongar férias, emendar feriados, etc.

Mas atenção, a compensação das horas precisa ocorrer dentro do ano corrente, caso contrário, a empresa pode vir a ter problemas com a legislação trabalhista.

10 – Verifique as formas de contratação

Multas e processos trabalhistas podem ser uma fonte inesperada de despesas para uma empresa e representar uma verdadeira dor de cabeça para o empresário. Para não ser pego de surpresa, é importante ficar atento ao que a legislação prevê na hora de contratar um funcionário.

Muitas empresas contratam um colaborador como um prestador de serviço, em situações em que esta não é a alternativa mais recomendada. As chances de a empresa acabar respondendo a um processo trabalhista, nesses casos são altas, por isso é importante ficar atento.

Por fim, ao focar na redução dos custos, a empresa passa analisar os seus processos de outra forma e mais do que reduzir os gastos, em si, uma consequência natural desse processo é tornar a empresa mais produtiva e competitiva perante o mercado.

O empresário deve encarar a redução de custos como uma forma de realizar mudanças positivas na sua empresa, sair da zona de conforto e aumentar suas chances de crescer.
Gostou das nossas dicas? Quais estratégias você tem usado para reduzir os custos da sua empresa? Compartilhe sua experiência conosco. Até a próxima!