O certificado digital para MEI é uma assinatura digital que permite ao microempreendedor  individual fazer transações online, como a emissão de notas fiscais, com mais segurança. Mas se você nunca ouviu falar sobre esse documento, não se preocupe: muitos empresários ainda têm dúvidas ou nem sequer sabem se devem ou não possuir um certificado digital.

Para esclarecer os principais pontos, elaboramos este artigo para você entender o que é, para que serve, como fazer, quem deve fazer e quais são os tipos de certificado digital para MEI. 

Vamos lá?

Certificado digital para MEI: o que é e para que serve?

O certificado digital é um documento eletrônico que garante que pessoas físicas e jurídicas realizem transações pela internet de maneira segura e legal. Ele é disponibilizado em diferentes formatos, como em arquivo que pode ser instalado no computador ou celular, cartão magnético, pen drive e token, e contém um sistema de criptografia que valida a sua autenticidade.

Em outras palavras, esse certificado funciona como uma assinatura digital: ele confirma a identidade de todas as partes envolvidas em uma transação online. Além disso, também garante a segurança de todo o processo, já que a criptografia mantém em sigilo os documentos, mensagens e outros dados compartilhados. 

Algumas das possibilidades de uso do certificado digital para MEI, de acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, são:

  • Assinatura de documentos e contratos digitais;
  • Autenticação para acesso em sistemas (o Portal do Empreendedor, por exemplo, pode ser acessado com certificado digital);
  • Atualização de informações em sistemas.

O MEI é obrigado a ter certificado digital?

Algumas categorias de empresas são obrigadas a possuírem certificado digital, mas esse não é o caso do MEI. O documento só é exigido do MEI em uma situação: quando opta por emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e). 

É importante diferenciar a NFe da nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). A NF-e registra a venda de produtos e exige o certificado digital. Já a NFS-e é utilizada para a prestação de serviços e, em alguns municípios, o sistema de emissão pode ser acessado apenas com uma senha web - ou seja, sem a necessidade de certificado digital. 

Recomendamos que o MEI consulte a legislação do seu estado ou município para entender que tipos de notas pode emitir - lembrando que a emissão de nota fiscal só é exigida quando é realizada prestação de serviço ou venda para pessoa jurídica. Esclarecemos as principais dúvidas sobre nota fiscal neste artigo.

Importante: Os caminhoneiros autônomos também devem possuir certificado digital, já que ele é exigido para a emissão de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

Quais são os tipos de certificados digitais para os MEIs?

Apesar da emissão de nota fiscal eletrônica não ser obrigatória para todos os MEIs, alguns optam por utilizá-la por conta da praticidade no dia a dia, centralização das informações e a redução do uso de papel, que pode ser facilmente perdido ou danificado. Nesse caso, é preciso ter um certificado digital.

Existem diversos tipos de certificado digital, que são classificados de acordo com a sua função - e por isso, a sua escolha deve ser feita de acordo com as necessidades do negócio.

O MEI deve possuir um certificado digital Tipo A, que é o utilizado para assinatura digital e garante a autenticidade de documentos virtuais, como a nota fiscal eletrônica. Existem duas categorias de certificado Tipo A para MEI, o A1 e o A3. A diferença entre eles consiste, principalmente, no formato em que o microempreendedor vai possuir esse documento: arquivo, cartão magnético, pen drive ou token. Explicaremos melhor a seguir.

Diferença entre certificado digital A1 e A3

O certificado A1 é um arquivo que o MEI pode instalar diretamente em seu computador, smartphone ou outro dispositivo eletrônico de sua escolha. Entre seus principais benefícios estão a utilização simultânea em diferentes aparelhos, já que não depende de uma mídia física (como um pen drive), e o acesso remoto de qualquer lugar. A validade do certificado Tipo A1 é de um ano. 

Já o certificado digital A3 é armazenado em formato físico (token, cartão magnético) e, por isso, precisa estar conectado ao computador para ser utilizado. Ele é muito útil para o MEI que, às vezes, precisa assinar documentos digitais em máquinas que não sejam a sua, já que basta plugar o dispositivo para acessar o documento. A validade do certificado Tipo A3 pode variar de 1 a 5 anos, de acordo com a empresa que o emite. 

Vale lembrar, que em termos de segurança e funcionalidade, os dois tipos são muito semelhantes. A diferença existe apenas no formato e validade de cada um. Ou seja, não há como classificá-los entre o melhor ou o pior certificado digital para MEI. O que o empreendedor deve fazer é analisar qual dos dois é mais adequado às suas necessidades. 

Como conseguir certificado digital para emitir Nota Fiscal MEI?

Se você é MEI e quer ter um certificado digital para emitir suas notas fiscais, o primeiro passo é procurar uma Autoridade Certificadora (AC) da  Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil. Você pode conferir as empresas credenciadas nesta lista disponível no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Durante o processo de decisão sobre qual AC você irá contratar, recomendamos que busque informações sobre o custo, tipos de certificado, formas de armazenamento do documento e, também, se é compatível com seu sistema de emissão de nota fiscal.  Após a escolha, você deverá solicitar o certificado diretamente com a Autoridade Certificadora, que irá iniciar o processo de emissão. 

Será preciso agendar uma validação dos seus dados com a AC, que pode ser feita de forma presencial ou online, dependendo da empresa que você contratou. Após essa verificação, o certificado estará disponível para uso e a Autoridade Certificadora entrará em contato para explicar o processo de instalação (para o Tipo A1) e a forma de utilização. 

No MaisMei, contamos com a parceria da Soluti, empresa com 15 anos de história e que, em 2019, tornou-se a líder em emissão de certificados digitais no Brasil com a maior rede de atendimento no país. Com a Soluti, você recebe todo o suporte necessário para emissão e utilização do certificado digital e garante segurança e praticidade nas suas transações online. Você pode solicitar o seu Certificado Digital A1 através deste link.

E então, agora ficou claro para você quando o MEI deve ter um certificado digital e para o que ele serve? Esperamos que sim! Mas se restou alguma dúvida, sem problemas! É só deixar um comentário que nossa equipe está a postos para ajudar. Até a próxima!